Z życia codziennego dyrektora personalnego chwil kilka…

Z życia codziennego dyrektora personalnego chwil kilka…

Dziś zaczynam nową pracę.

 

Nowa firma, duża spółka, kilka tysięcy pracowników. Znam już zarząd, liczą na moje wsparcie, aby zbudować współpracę z biznesem, udoskonalić procesy, opanować płace i etatyzację i oczywiście zadbać o motywację pracowników.

Przybywam więc, pełna energii, na pierwsze spotkanie z moim nowym zespołem. Mam w głowie wszystkie postanowienia poczynione przy zmianie pracy: będę pilnować czasu, będę delegować, nie dam się odwieść od ustalonego celu, będę przykładem dobrych zawodowych praktyk.

 

 

Godz. 8.30

 

Mój zespół wygląda na zmęczony i niezbyt odwdzięcza się uśmiechem prezesowi, który przedstawia mnie i moje zadania. Mówię kilka słów od siebie, zachęcam do pytań, zaznaczam, że klient wewnętrzny ma być dla nas najważniejszy.

 

 

Godz. 9.00

 

Spotkanie z menedżerami poszczególnych działów: kadry, płace, rozwój. Panie (100% kobiet w HR) widać nie przepadają za sobą, będzie dużo pracy. Trwa wdrażanie nowego systemu IT w miejsce poprzednich sześciu. Może to powoduje niezadowolenie? Ale przecież to uprości pracę? Na razie nie upraszcza, pracujemy po godzinach. Ok. trzeba zapoznać kierownika projektu. Dlaczego jest nim informatyk?

 

 

Godz. 11.00 

 

Comiesięczna narada kierownictwa. Wszyscy się znają, patrzą na mnie kątem oka, wieść już się rozniosła, że jestem. Obiecuję wszystkim, że każdego odwiedzę w najbliższych dniach, aby zapoznać się z jego bieżącymi tematami HR. Słucham z zaciekawieniem przebiegu narady, tematy biznesowe są mi znane. W branży pracuję od wielu lat. Obserwuję zachowania. Wszyscy lekko zestresowani, mają przygotowane sprawozdania. Wszystko świetnie działa, problemów brak. Chyba będzie trochę pracy nad komunikacją.

 

 

Godz. 14.00

 

Docieram w końcu do swojego działu i zaczynam rozmowy z pracownikami, aby poznać ich lepiej. Nikt nie narzeka. Pytam jak widzą się za kilka lat, co ich pasjonuje. Specjalnie nic. Co by zmienili? Też nic.

 

 

Godz. 15.00

 

Wszyscy wychodzą a ja zabieram się za radosną stertę papierów zostawioną przez poprzednika i staram się ustalić jakiś plan działania. Nie będzie łatwo.

 

 

Kilka tygodni później …

 

Jest piątek wieczór. Może 18.00? Co my tu jeszcze robimy? A no tak. Wdrożenie systemu się opóźnia. Cały czas nie podjęto decyzji, czy karty pracy będą w systemie księgowym, czy jednak może w HRowym? Praca większości pracowników ma być rozliczana na projekty, więc biznes chce mieć to pod kontrolą, my obawiamy się o poprawność danych kluczowych do wypłaty. Jak mogę pomóc? Biorę telefon, obdzwaniam szefów różnych obszarów, nikt nie chce podjąć decyzji. Kierownik projektu, informatyk, mówi, że jak zmienimy koncepcję to się nie wyrobimy do końca roku i przekroczymy budżet. Tłumaczę mu grzecznie, że ma być tak jak my chcemy, bo inaczej nie będzie w styczniu wypłaty. To chyba był dobry argument. Teraz czas usiąść i przerobić koncepcję. Zostaję z pracownikami, żeby wiedzieli, że to dla nas ważne. Kończymy koło północy.

W poniedziałek rano biegam z moją nową koncepcją, aby wszyscy zainteresowani ją zatwierdzili i bierzemy się do roboty.

 

 

Nadchodzi koniec miesiąca…

 

Na moim biurku lądują sterty papierów do podpisania w związku z przygotowaniem wypłaty. Różnorodne wnioski premiowe, papierowe karty pracy i wiele, wiele innych kwitów. Podobno ma się to zmienić po wdrożeniu systemu, ale na razie wszystko wymaga weryfikacji. Wnioski o nagrody. Wnioski o zmianę warunków pracy, o podwyżki. Jak to w czasie reorganizacji. Wszystko musze sprawdzić. Nikt nie jest w stanie mi powiedzieć ile mamy pieniędzy w funduszu płac. A nawet ilu mamy pracowników? A ja myślałam, że będzie prosto i łatwo.

 

 

Początek miesiąca. 

 

Wypłata poszła. Nie jest źle. Mogę zacząć przygotowywać prezentację na posiedzenie zarządu, aby zatwierdzić plan działania na kolejny rok. Nareszcie jakaś praca koncepcyjna.

Niestety. Chyba muszę przerwać. Mamy kontrolę z PIP. Nowe miejsce, nowy inspektor. Ma wiele pytań, wiele dokumentów. Czas pracy pracowników zmianowych. Dwie osoby zajęte przez kilka dobrych dni.

 

 

Minęło kilka miesięcy …

 

Kończy się rok. Zaraz uruchomienie produkcyjne nowego systemu. Konsultanci prawie nocują na miejscu. Zespół testuje, co tylko się da. Nie wszystko działa poprawnie. Lekki stres. Przez ostatnie tygodnie starałam się wszystkim wyjaśnić, że wdrożenie nie wystarczy. Nowy system wymaga przeszkolenia, wymaga zmiany procedur a czasem nawyków. Trudno było oderwać wszystkich od codziennej pracy, aby zastanowić się chwilę, czy nie da się usprawnić czegoś w pracy, czy nie da się może z czegoś zrezygnować.

„Zawsze tak było i działało”. Trudno się zmierzyć z takim argumentem. Jak rozmawiać? Jak przekonać? Jak spowodować, że informatycy zrozumieją potrzeby biznesu? Czyli co? Mamy system, ale nie będziemy go używać? W kadrach wydaje się to oczywiste – przecież na wszystko musi być dokument. Po co tyle papieru? Jak to, po co? Na wszelki wypadek. Słowo na d, 10 liter. A może to ja nie jestem świadoma ryzyka? Ale przecież przepisy nie wymagają aż tylu papierów.

Ktoś wyliczył, ile kosztuje brak zaufania w organizacji. Ile czasu tracimy na kilkukrotną kontrolę tego samego procesu. Trudno jest to zmienić. Nie tracę nadziei, że jednak trochę papieru uda się zlikwidować. Poczekajmy. Spokojnie porozmawiajmy. Zróbmy warsztat, a może dwa?

 

 

System działa …

 

Udało się, jesteśmy live. Nic się nie zmieniło. Na moim biurku nadal sterta papierów, prezes się denerwuje, dlaczego tyle do podpisu przez wypłatą. Uspokajam, że to proces, który musi potrwać, że jeszcze są błędy w systemie, że nie byłam przy tworzeniu koncepcji, więc musimy trochę jeszcze popracować. A tak naprawdę mam wiele obaw, co do tego, czy niczego nie pominięto. Czy wszystkie procesy są poprawnie ustawione, czy dane są bezpieczne. Dużo rozmów, dużo pytań sprawdzających. Moi pracownicy mają już dość, telefon się urywa, paski są niezrozumiałe. Niedobrze! Zapomnieliśmy o pracownikach. A przecież czytelność paska wynagrodzenia to ważna sprawa. A my tacy skupieni na interfejsie między naszym systemem a systemem księgowym, że nie zwróciliśmy uwagi na wygląd ważnego dokumentu. Teraz trzeba będzie wyjaśniać. 

 

 

Zebranie ze Związkami …

 

Wdrożenie systemu rozpętało burzę. Niepokój się szerzy. Przedstawiciele pracowników wątpią, czy aby te zmiany są potrzebne. Przecież było tak dobrze, a teraz nie mamy pewności, czy pracownicy mają dobrze liczone wynagrodzenia. Zapewniamy ich, że wszystko jest pod kontrolą, że nie ma problemu a reklamacje będą rozpatrzone. Wdrożenie było niezbędne, bo funkcjonowanie na sześciu systemach powodowało ryzyko, że coś się posypie. Dziesiątki pytań, wiele wątpliwości. Zapraszamy za tydzień na kolejne zebranie, omówimy postęp prac. No i skoro wydaliśmy tyle na system, to może czas zacząć negocjacje podwyżek na ten rok. W końcu firmie świetnie się wiedzie skoro stać ją na systemy informatyczne. No tak świetny pomysł. Może teraz, kiedy mamy nowy system w końcu będę mogła uzyskać informację jak stoimy z wykonaniem budżetu płac?

 

 

Budżetowanie …

 

Udało nam się zakończyć poprzedni rok bez przekroczenia budżetu. Na wszelki wypadek Centrala przysłała nam cele, które nie wydają się zgodne z zeszłorocznym wykonaniem. Czyżby oczekiwali cięć? Przecież mamy zatrudnić 20 nowych osób do nowego projektu, super specjalistów. Tanio nie będzie, jeśli w ogóle ich znajdziemy. Jakoś trzeba będzie poradzić.

W związku z nowym systemem obiecuję sobie, że w tym roku zacznę prace budżetowe już w kwietniu, żeby na październik mieć wszystko dopięte i przepracowane z każdym obszarem biznesowym. No tak. Ale gdzie ja znajdę dane historyczne, żeby jakąś ewolucję pokazać? Przecież nie wgraliśmy wszystkiego do nowego systemu. Szkoda czasu. Świetnie. Niech żyje Excel. Dobrze, że koleżanki wiedzą jak szukać w starych systemach. Gdyby nie kolejna kontrola PIP to na pewno bym była gotowa na czas. Marzę, że w końcu mam jakąś sensowną analitykę i idąc na zarząd dane mam pod ręką. Niestety, koleżanka, która aktualizuje moje tajne tabelki ma chore dziecko. Na zarząd idę z tabelką z zeszłego roku. Prezes pyta: dlaczego? Przecież kupiliśmy Pani taki świetny nowoczesny system. Jasne, ale analityka wypadała z budżetu w związku z ważniejszymi projektami. I po co ja się tu produkuję? Przecież Centrala i tak w ostatniej chwili podeśle nowy format tabel, całkiem inny niż w roku ubiegłym.

 

 

Współpraca z biznesem …

 

Zbudowanie zaufania wśród moich wewnętrznych interesariuszy to nie lada praca. Wszyscy mili od początku, mają samych wybitnych pracowników. Ale potrzebują ich więcej, no i jak nie damy im podwyżek to przecież zaraz uciekną. A może jednak udałoby się kilku wypromować, mamy wakaty na wyższych stanowiskach? O nie nie, przecież tyle ich szkoliliśmy to nie po to, aby ich teraz stracić. No tak. Pytam, czy może jednak są tacy, którzy chcieliby awansować? Cisza. Tłumaczę, że musimy zadbać o rozwój pracowników, o to, żeby zaplanować sukcesję. Widzę lekkie reakcje lękowe. No tak. Przecież jak pokażemy, kto nas zastąpi to nas zwolnią. Od początku stawiam na relacje zaufania. Jeśli jest problem rozwiążemy go razem. Jeśli ktoś zachorował albo niefortunnie uległ w pracy wypadkowi, zawsze HR jest blisko. Jeśli ktoś potrzebuje rady, nawet osobistej, wie, że może do nas przyjść. W ten sposób powoli ludzie otwierają się, zaczynamy razem planować przyszłość. Nie boją się. Powoli zaczynają ufać. Czas na wyjazd integracyjny. Dobrze zorganizowany, z myślą przewodnią czyni naprawdę cuda.

 

 

Kultura korporacyjna,

 

Wbrew pozorom każda firma, nawet mała, ma swoją kulturę. To zbiór zachowań zawodowych, to sposób, w jaki prowadzimy negocjacje, to sposób, w jaki się komunikujemy do wewnątrz i na zewnątrz. To także podejście do klienta i do współpracowników. Wielu menedżerów sądzi, że zachowania można zamknąć w kilku procedurach i korporacyjnych politykach, albo ująć w modelu kompetencji. Wszystko to wprowadzam powoli, ale wiąże się to dla nas z dużym wysiłkiem. Organizacja nie jest przygotowana na pełnienie takiej roli przez HR. Obawiają się, że zaczniemy się wtrącać. Obawiają się, że zbyt wiele transparentności zmieni oblicze firmy. Co będzie jak wszyscy będą mieli dostęp do informacji? Czy naprawdę pracownicy produkcji mają znać strategię?  Czy naprawdę mamy się z pracownikami spotykać i rozmawiać o ocenie rocznej. Szkolenia, warsztaty seminaria. Tworzenie systemu wartości oddolnie, dialog. To wiele pracy, na którą zasypana papierami nie mam czasu. Wdrożenie systemu zmusza mnie do działania. Pierwsze efekty obserwujemy po wielu miesiącach. Moi pracownicy zaczynają się uśmiechać. Satysfakcja klienta wewnętrznego ze współpracy z HR rośnie. To praca od podstaw, ale ważna. Trudno ją zmierzyć wskaźnikiem EBITDA, ale ma na niego wielki wpływ. Dzięki zaufaniu i transparentności pracuje nam się lepiej, spokojniej i wydajniej.

 

 

Któryś kolejny Piątek godz. 19.00

 

Po wielu miesiącach wysiłku, spotkań, szkoleń, konfliktów, trudnych rozmów, spotykamy się w gronie HR, aby świętować nasze małe sukcesy i rozładować atmosferę. To ważne, aby poświęcić chwilę na podsumowanie, uścisk dłoni i powiedzenie dziękuję. Wpada prezes, ściska dłonie. W HR ważne są przepisy, ważny jest termin wypłaty, ważne jest, aby ściśle przestrzegać dyscypliny i egzekwować ją wśród pracowników. Ważne jest też poczucie, że odpowiadamy za to, aby innym pracowało się lepiej. Ale najważniejsze jest to, aby mieć satysfakcję w własnej pracy. A tu dużo zależy od szefa.

I znowu Poniedziałek godz. 11.00

Centrala zaprasza na prezentację. Co to będzie? System do miękkiego HR? Dawno nic nie wdrażaliśmy. Co im szkodzi, że oceny są na papierze? Przecież mamy fajną studentkę, która potem wpisuje je do Excela. zarządowi się podoba. 

Szok. Pełna cyfryzacja HR. To naprawdę tak można? I czy my też będziemy mieć to narzędzia? Tak? Kiedy? Prezes nie ucieszy się na widok budżetu. Trzeba dobrze będzie zbudować argumentację. Czy to się uda? Przecież dawaliśmy radę i bez takich bajerów. Przecież musimy kupić nowe maszyny. No tak. Ale przecież w sercu naszej organizacji są ludzie, którzy chcą być traktowani uczciwie, którzy chcą się rozwijać, chcą być obiektywnie ocenieni. Zasługują na to co najlepsze. A właściciele muszą wiedzieć, że inwestycja się zwróci. Wracamy do naszych Exceli, marząc, że niedługo je porzucimy, że kierownicy będą mieli mniej czynności administracyjnych i będą z przyjemnością poświęcali czas na planowanie rozwoju pracowników. 

 

Do boju HR, czas dać biznesowi to, czego potrzebuje. ☺

 
 

Skontaktuj się